Personvern

Denne informasjonsteksten er ment å gi oversikt over hvordan og hvorfor vi samler inn og behandler dine personopplysninger.
Hafrsfjord og Randaberg Begravelsesbyrå AS benytter seg av gravferdssystemet Next for å administrere gravferdene i sin virksomhet. Informasjonen nedenfor forklarer hvordan dine personopplysninger blir behandlet i systemet og oppgir den informasjon som du har krav på når det samles inn personopplysninger.

Hafrsfjord og Randaberg Begravelsesbyrå AS og daglig leder Hafrsfjord og Randaberg Begravelsesbyrå AS er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av Hafrsfjord og Randaberg Begravelsesbyrå AS.

Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med norske og EU-rettslige regler (GDPR).

Hvordan fungerer tjenesten og hvordan bruker den personopplysningene?

Gravferdssystemet Next er et helhetlig administrasjonsprogram for begravelsesbyråer, knyttet til de oppdrag som påtas.
Systemet brukes til å registrere informasjon om avdøde og dens pårørende og familie for å administrere kundeforholdet. Denne registrerte informasjonen brukes deretter i ulike skjemaer som videreformidles til statlige og kirkelige organer i forbindelse med dødsfallet. Dette kan for eksempel være melding om dødsfall eller begjæring om kremasjon.
Systemet brukes også til å planlegge seremoni for avdøde, samt bestilling av minnesamvær, organister og solister. Kjøreplan for seremoni utføres i samråd med pårørende og brukes som et hjelpemiddel for gravferdsagenter, prester og andre involverte.
Enkelte personopplysninger som innhentes brukes videre til bestilling av blomster og andre produkter som kister, gravsten og minnebøker. Systemet lager også en samlet prisberegning over bestilte varer, og de tjenester byrået utfører i forbindelse med et dødsfall.
Personopplysninger benyttes også til utstedelse av faktura.

Hvilke opplysninger behandles?

Opplysninger om avdøde regnes ikke som personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.
Det samles inn en rekke opplysninger om avdøde i systemet. Skjemaer som sendes til offentlige etater inneholder følgende personopplysninger:
Avdødes fødselsnummer, bostedsadresse, dødsadresse, stilling, hvilke menighet personen har gått i, avdødes sivilstand og eventuelt vigselsår, avdødes
fødested, statsborgerskap, trossamfunn. Det innhentes også om hvorvidt avdøde skal kremeres eller begraves. Dersom pårørende ønsker det, innhentes det også opplysninger om testamentet, arvinger og skifte.

Det hentes også inn følgende informasjon om pårørende.

Ektefelles/samboers navn, adresse, fødselsnummer og kontaktinformasjon. Videre innhentes arvingers fødselsdato, navn, adresse og kontaktinfo. Det
bestemmes også hvem som skal være fester til graven og hvem som er kontaktperson ut ifra den allerede registrerte informasjonen fra pårørende. Pårørendes signatur innhentes med eget samtykke for bruk på skjemaer som skal sendes ut i forbindelse med dødsfallet.
I forbindelse med bestilling av blomster, hentes det inn navn, kontaktinformasjon og adresse på bestiller. Dette for å kunne fakturere kunden. Dette kan være kunder som ikke er pårørende til avdøde.

Følgende skjemaer kan signeres på vegne av pårørende

• Melding om dødsfall
• Fullmakt for utskrift av likning
• Begjæring om gravlegging og/eller kremasjon
• Søknad om gravferdsstønad
• Prisberegning Informasjon om personvern
• Fullmakt til info Trondheim – Gravferdsmelding

Grunnlag for behandlingen

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i Next er avtalen mellom Hafrsfjord Begravelsesbyrå AS og kunden. Opplysninger behandles også på bakgrunn av Hafrsfjord Begravelsesbyrå AS sin berettigede interesse; blant annet for å kunne følge opp kunden etter at kundeforholdet er opphørt der hvor det er nødvendig.
Noen personopplysninger kan behandles på bakgrunn av at NEXT Testbyrå er pålagt dette i henhold til lov.

Lagring av personopplysningene og sletting

Dine personopplysninger lagres i vårt administrasjonssystem Next, som leveres og driftes av selskapet Lande & Netteland AS. Personopplysningene du
registrerer i applikasjonen lagres på en server hos Telsys AS, som er underdatabehandler av Lande & Netteland, og som er lokalisert i Norge. Dette anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger.

Selskapet Itea AS, org.nr. 915 766 978, er underdatabehandler av Lande & Netteland AS, og bidrar med teknisk utvikling av datasystemet Next.
Hafrsfjord Begravelsesbyrå AS har inngått databehandleravtale med Lande & Netteland AS som krever at personopplysningene skal behandles i henhold til våre instrukser og etter reglene i gjeldende personvernregelverk. Lande & Netteland AS har inngått databehandleravtale med sine underleverandører i overenstemmelse med de krav som stilles i personvernlovgivningen.
Lagringstider og tidspunkt for sletting av personopplysninger fastsettes av Hafrsfjord og Randaberg Begravelsesbyrå AS, og vil vanligvis bestemmes av hvor lenge det er nødvendig å oppbevare opplysningene for å oppfylle avtalen med kunden. Lagringstid kan også bestemmes ut fra en berettiget interesse eller etter fastsatte krav i loven.

Dine rettigheter

Du har rett til å anmode oss om innsyn, korrigering, sletting, begrensning av behandlingen, og utlevering av personopplysningene dine (dataportabilitet).

Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til Hafrsfjord og Randaberg Begravelsesbyrå AS med epostadresse firmapost@hafrsfjord.no.
Dersom du mener vi har brutt personvernregelverket har du mulighet til å klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon til Datatilsynet finnes på www.datatilsynet.no.

Ta gjerne kontakt med Hafrsfjord og Randaberg Begravelsesbyrå AS dersom du har kommentarer til vår behandling av dine personopplysninger.

Endringer i vår personvernerklæring

Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.

Hafrsfjord og Randaberg Begravelsesbyrå AS, Madlaveien 333, 4042 Hafrsfjord, firmapost@hafrsfjord.no, 51896090, 891379072 MVA